Wat is een digitale receptie?

De opkomst van de digitale receptie is ingezet. Dit zie je bijvoorbeeld op kantoren en zorginstellingen. Meer en meer wordt van deze mogelijkheid gebruikgemaakt. Nu wil je natuurlijk weten wat het precies is en wat je ermee kan. Daarom bespreken we op deze plek al deze zaken en hoe dit in de praktijk kan uitwerken. Ook leer je over de voordelen. 

Wat is de digitale receptie?

Een digitale receptie is software en hardware in één. Denk aan een tablet, op een standaard, met de software erop. Deze software benut je dan om bezoekers aan te melden, medewerkers in en uit te checken of andere zaken te registreren. Je kent het ook als een aanmeldsysteem of een bezoekersregistratiesysteem. Dit kan de plek innemen van de receptiemedewerkers. Daarvoor gebruik je dan Reflex-online.com als hulpmiddel. Dit geeft meer inzicht in de bezoekersstromen en bezetting.

Hoe is het te gebruiken?

Er zijn veel verschillende manieren waarop het systeem te gebruiken is. Zo is bijvoorbeeld het papieren inschrijfboek ermee te vervangen. Het inschrijf is volgens de moderne richtlijnen echter niet meer genoeg. Het is belangrijk om altijd een sluitend overzicht te kunnen bieden. Bovendien moet privacygevoelige informatie worden afgeschermd. Met de digitale receptie is dit beter mogelijk. Ook is het goed te gebruiken om bezoeken op afspraak bij te houden. De bezoekers worden aangemeld en krijgen een nummer of QR-code. Aanmelden met het systeem betekent dat de medewerker een seintje krijgt om het bezoek op te halen.

Optimaliseren van wachtrijen en balies

Met de digitale receptie is ook de wachtrij en balie te optimaliseren. Dit komt omdat het ook als een managementsysteem te gebruiken is. De bezoekers kunnen zich op de tablet aanmelden, bijvoorbeeld met een nummer. Daarna wordt naar de juiste balie verwezen. Dit zorgt dat de bezoekersstromen in servicegerichte organisaties beter lopen.

De voordelen van de digitale receptie

Er zijn veel voordelen aan de digitale receptie te koppelen. In de eerste plaats is er volledig overzicht van de aanwezigen te maken. De communicatie tijd wordt korter. Er is minder kans op fouten. De maximale capaciteit wordt nooit overschreden. Ook is er de zekerheid dat aan alle wetten en regels wordt voldaan. Zoals ook de richtlijnen worden benaderd. Het is daarnaast natuurlijk een goede manier om iemand welkom te heten en direct de goede richting op te sturen. Zo wordt het dus ook in de organisatie een flink stuk overzichtelijker, bijvoorbeeld op de drukste dagen.